SAF-T: Какво още включва месечният файл освен фактури? Поглед отвъд ДДС декларацията

В първата част на нашия анализ разгледахме детайлните изисквания за отразяване на фактурите в Стандартния одитен файл за данъчни цели (SAF-T) и по-специално за въвеждането на задължението за детайлното отразяване "ред по ред" на всички фактури за покупки в счетоводните системи, включително с техните единични цени, мерни единици, количества и счетоводна сметка на всеки ред. Сега ще насочим вниманието си към останалите компоненти на месечния SAF-T файл, за да добием пълна представа за обема и естеството на информацията, която НАП ще изисква от предприятията. Важно е да се подчертае, че месечният SAF-T файл, който ще се подава до 14-о число на следващия месец, е значително по-обхватен от познатата ни месечна справка-декларация по ЗДДС.

Отвъд покупките и продажбите: Ядрото на месечния SAF-T

Месечният SAF-T файл не се изчерпва само с детайлното представяне на фактурите за покупки (PurchaseInvoices) и продажби (SalesInvoices). Той изисква предоставянето на цялостна картина на счетоводната отчетност и основните данни на предприятието за отчетния месец. Въз основа на анализа на публикуваните проектни документи на страницата на НАП, във връзка с обществените консултации за проект на заповед, с която се определят редът и формата за подаване на SAF-T, представяме резюме на това какво ще се изисква да се подава в месечния SAF-T файл, освен детайлната информация за фактурите за покупки и продажби.

Нека разгледаме ключовите секции:

1. Header (Главна страница / Обща информация за файла)

Тази секция е задължителна за всеки SAF-T файл и включва идентификационни данни за подаващия файл (версия, дата на създаване, софтуер), основна валута, критерии за избор на данните (за кой период се отнасят) и коментар, указващ, че файлът е "Monthly", както и идентификационни данни за подаващото предприятие (Company). Освен стандартната информация, впечатление прави изискването за задължително подаване на следните специфични данни за подаващото предприятие:
» RelatedParty (Задължително): Индикатор дали предприятието е свързано лице (Y/N).
» RelatedPartyStartDate и RelatedPartyEndDate (Условно задължителни, ако RelatedParty е "Y").
» Данни за собственост (Ownership - Задължително): Тази структура изисква детайлна информация за:
» IsPartOfGroup (Задължително): Дали компанията е част от група.
» Действителните собственици (физически лица – български и чуждестранни, с имена, ЕГН/идентификатори, гражданство, държава на пребиваване – всички тези полета са задължителни в рамките на структурата).
» Крайно предприятие майка (ако има такова – българско или чуждестранно, с наименования, ЕИК/идентификатори, държава на регистрация – тези полета също са задължителни в структурата, ако са приложими).

2. MasterFiles (Основни данни)

Въпреки че някои основни данни може да не се променят всеки месец, месечният SAF-T файл трябва да съдържа актуална информация или поне информация, която е релевантна за транзакциите през месеца. Ключови подсекции тук са:

GeneralLedgerAccounts (Сметкоплан - Задължително):
Задължително се подават всички счетоводни сметки от индивидуалния сметкоплан, картографирани към националния сметкоплан на НАП. За всяка сметка се посочват начални салда за отчетния месец, обороти (дебитни и кредитни) за месеца и крайни салда към края на месеца. Това е съществена част от месечното отчитане.

Customers (Клиенти) и Suppliers (Доставчици):
Задължително се подава информация за всички клиенти и доставчици, с които е имало транзакции или които имат салда през отчетния месец. За всеки контрагент се посочват идентификационни данни (ЕИК/ДДС номер, име, адрес), свързаната счетоводна сметка за разчети, начални и крайни салда по партидата на контрагента за отчетния месец, както и дали клиентът/доставчикът е свързано лице.

TaxTable (Данъчна таблица):
Задължително се подава информация за използваните данъчни кодове и техните ставки, които са били приложими за транзакциите през месеца.

UOMTable (Таблица с мерни единици):
Задължително се подават мерните единици, използвани в транзакциите през месеца.

Products (Продукти/Услуги):
Информация за продуктите/услугите, които са били обект на покупка или продажба през месеца. Това включва техните кодове, описания, кодове по КН (ProductCommodityCode).

AnalysisTypeTable (Таблица с аналитичности): Незадължително.

MovementTypeTable (Таблица за типове движения на СМЗ):
Ако има движения на СМЗ, които се отчитат месечно (макар самата секция MovementOfGoods да е при поискване, дефинициите може да се изискват, ако има такива движения в счетоводните записвания (GL)). Това трябва да се уточни от НАП.

3. GeneralLedgerEntries (Счетоводни записвания / Главна книга)

Това е ключова и задължителна част от месечния SAF-T файл. Изисква се подаването на абсолютно всички счетоводни статии (транзакции), осчетоводени през отчетния месец. Това включва:
» Осчетоводявания на фактури за покупки и продажби.
» Осчетоводявания на банкови движения и касови операции.
» Начисляване на заплати и осигуровки.
» Начисляване на амортизации.
» Начисляване на данъци.
» Начисляване на провизии.
» Отписвания, прихващания, валутни преоценки.
» Сторнировъчни операции.
» Всички други счетоводни операции, отразени в Главната книга за месеца.

За всяка счетоводна операция се подават дата на документа/транзакцията (TransactionDate), дата на системно въвеждане (SystemEntryDate), дата на осчетоводяване (GLPostingDate), описания, както и всички дебитни и кредитни счетоводни записвания (TransactionLine) с посочване на сметка, сума, описание, евентуални аналитичности и връзка към първичен документ.

4. SourceDocuments (Първични документи)

PurchaseInvoices (Фактури за покупки): Задължително се подават всички получени фактури за покупки през месеца, с детайлизация ред по ред, за което стана въпрос в първата част на SAF-Т анализа.

SalesInvoices (Фактури за продажби): Задължително се подават всички издадени фактури за продажби през месеца, с детайлизация ред по ред.

Payments (Плащания): Задължително се подава информация за извършените и получените плащания през месеца, с детайли за всяко плащане и връзката му със счетоводните записвания и евентуално с платени документи.

Секции, които не се очаква да се подават стандартно с месечния SAF-T (а са годишни или при поискване):

» MasterFiles / Assets (Дълготрайни активи с пълните САП и ДАП) – това е годишно.
» MasterFiles / PhysicalStock (Наличности на стоково-материални запаси) – това е при поискване.
» SourceDocuments / MovementOfGoods (Движение на стоки) – това е при поискване.
» SourceDocuments / AssetTransactions (Транзакции с активи) – това е при поискване.
» CorrespondingAccountsRep ort (Справка за кореспондиращи сметки) – това е опционално.

Разлика спрямо месечната ДДС декларация

В обобщение, месечният SAF-T файл е много повече от просто дневници за покупки и продажби. Обхватът му значително надхвърля информацията, подавана с месечната справка-декларация по ЗДДС и дневниците за покупки и продажби. Докато ДДС декларацията се фокусира основно върху покупките и продажбите, SAF-T изисква:
» Цялата Главна книга: Всички счетоводни операции, а не само тези от ДДС дневниците.
» Пълен сметкоплан със салда и обороти.
» Актуални основни данни с месечни салда по сметки и партиди на контрагенти, както и използвани номенклатури (сметкоплан, данъчни кодове, мерни единици, продукти/услуги).
» Детайлна информация за всички фактури за покупки и продажби за месеца.
» Детайлна информация за всички плащания за месеца.
» Информация за собственост и свързаност на подателя.

Годишно подаване и данни при поискване – кратък преглед

➤ Годишно: Основно се подава детайлна информация за дълготрайните активи (MasterFiles/Assets), включително техните счетоводни и данъчни амортизационни планове. Годишният файл ще отразява и финалните годишни счетоводни салда и приключвателни операции. Срокът е едновременно с подаването на годишната данъчна декларация по ЗКПО, която се подава до 30 юни на следващата година.

➤ При поискване от НАП: Може да бъде изискана информация за:
MasterFiles/PhysicalStock (Наличности на стоково-материални запаси).
SourceDocuments/MovementOfGoods (Движение на стоки).
SourceDocuments/AssetTransactions (Транзакции с активи). Срокът за подаване при поискване е 14-дневен.

Поетапно въвеждане на SAF-T в България: Кой кога стартира по-подробно?

В своята страница НАП посочи, че започва внедряването на SAF-T, като в периода юли-декември 2025 г. се предвижда пилотно тестване. Съгласно разпоредбите на ДОПК задължението за подаване на SAF-T ще се въвежда поетапно, а графикът е следният:

От 1 януари 2026 г.: За големи предприятия (към 31.12.2023 г.), ако отговарят на поне едно от условията: нетни приходи от продажби за 2023 г. над 300 млн. лв. ИЛИ постъпления към НАП за 2023 г. над 3,5 млн. лв.

От 1 януари 2027 г.: За големи, средни или малки предприятия (към 31.12.2024 г.), ако отговарят на поне едно от условията: нетни приходи от продажби за 2024 г. над 300 млн. лв. ИЛИ постъпления към НАП за 2024 г. над 3,5 млн. лв.

От 1 януари 2028 г.: За големи, средни или малки предприятия (към 31.12.2025 г.), ако отговарят на поне едно от условията: нетни приходи от продажби за 2025 г. над 15 млн. лв. ИЛИ постъпления към НАП за 2025 г. над 1,5 млн. лв.

От 1 януари 2029 г.: За предприятията, които към 31.12.2026 г. са големи, средни или малки предприятия (без допълнителните финансови прагове от предходните групи).

От 1 януари 2030 г.: За всички останали задължени лица, непосочени по-горе, които са регистрирани по ЗДДС предприятия. В тази група се включват и микропредприятията, регистрирани по ЗДДС.

Изключени от отчитането по SAF-Т са микропредприятия, които не са регистрирани по ЗДДС, местните юридически лица, които не са търговци, бюджетните предприятия, фондовете за извършване на плащания и осигурителните каси, както и търговските представителства.

Поетапният подход за въвеждане на SAF-Т, обвързан с категорията на предприятието и специфични финансови прагове за първите групи, цели по-плавен преход към новия режим. Въпреки това, всички предприятия, които ще попаднат в обхвата на SAF-T, следва да започнат своята подготовка отрано, тъй като SAF-Т е изключително обемен и детайлен отчет, който изисква приключване на голяма част от месечното счетоводство преди да може да бъде генериран и подаден. Подготовката за подаване ще изисква сериозна реорганизация на работните процеси, надежден и адаптиран счетоводен софтуер, както и отлично познаване на изискванията и номенклатурите на НАП. Въпреки поетапното въвеждане, своевременната подготовка е от ключово значение.