Промени в графика на работа

Здравейте, моля за съвет тези, които имат опит с подобен казус - работници в търговски обекти работят по график, който си правят на място в обектите и често го променят, след като вече е одобрен. При проверка на ИТ имаме предписание и заплаха за акт за това, че актуалния график не е разпечатан и подписан от служителите. Как процедирате в тази ситуация, няма служител на място в обекта, който да отговоря за графиците, често работят по 1-2 служители, които не си го припознават като ангажимент. Има ли законен начин да се докаже запознаване по електронен път или всичко трябва да е с подпис и на хартия?

Правите един предварителен график задължително без извънреден труд за всяко звено. Не е толкова важно как са разпределени смените и до колко е адекватен, подписи не са нужни, но трябва да е разпечатан и наличен във всеки обект. Когато от ИТ дойдат на проверка те ще питат за него, служителите ви ще го покажат и няма други драми.

След като приключи месеца трябва да издадете втори график, вече финален, в който служителите задължително трябва да се разпишат и където трябва да са отразени реалните присъствия през месеца.

Това е опита ми от дългогодишните ми взаимоотношения с ИТ

Не съм много съгласен. Запознаването с графика е предварително и се удостоверява с подпис (в общия случай). Без подпис няма доказателство, че работникът е запознат кога е на работа. Промените в графика стават по реда на първоначалното му утвърждаване и запознаване - нов график, нови подписи и така при всяка промяна. График след изтичане на месеца/периода е безсмислен за работниците, ще послужи само на ТРЗ-то да види кой кога е бил на работа, отпуск и т.н.

Логически сте прав, но в реалната практика това е доста невъзможно, до такава степен, че създава неопределимо административно натоварване във фирми с по-голям персонал. Това, което съм описал е минало през поне 4-5 проверки от ИТ и е нямало проблеми. Вярно и че проверяващи бяха доста добронамерени и не бяха паднали от небето, та им е ясно за какво става дума.
Това, което вие описвате би означаво около 40-50 листа графици (поне) за 1 месец, ако на някой му се занимава да действа, аз давам препоръки от моя опит.