Електронните магазини, СУПТО, срокове и схеми за съответствие с Наредба Н-18
✔ По-бързо, по-лесно, по-сигурно » kik-info.com
Най-честият въпрос за онлайн магазините, който получаваме в последните седмици е: "Какво да правим при електронен магазин, използващ пощенски паричен превод за разплащане и физически магазин с касов апарат?"

Няма съмнение, че класическият сайт за електронен магазин представлява софтуер за управление на продажбите в търговския обект (СУПТО), тъй като чрез него могат да се управляват продажби и той съдържа база данни за направените заявки и продажби. А ако се приемат плащания, за които е необходимо издаването на касов бон, то този СУПТО следва да бъде одобрен от НАП чрез производителя и съответно регистриран в НАП с Приложение № 32 от използващия.

Оказа се, че въвеждането на СУПТО за електронен магазин е цяло предизвикателство по схемите на НАП (публикувани са по-долу). По тази причина много от електронните търговци, предпочетоха да избегнат СУПТО на всяка цена, като се отказаха да приемат плащания, за които е необходимо използването на касов апарат и преминаха на плащания само чрез пощенски паричен превод (ППП), за които не е необходимо да използват касов апарат.

Общото правило за избягване на СУПТО е:
➤ В търговски обект, в който има нерегистрирано СУПТО, следва да няма нужда от касов апарат.
➤ И обратно – в търговски обект, в който има касов апарат, следва да няма достъп до софтуер с белези на СУПТО.

Какви са вариантите?

Очевидно, когато продажбите се осъществяват, както през електронен магазин, така и през физически магазин, то във фирмата има наличие на касов апарат. Тогава въпросът се свежда до това да разделим касовия апарат от сайта на електронния магазин, за да избегнем сложното внедряване на СУПТО за електронен магазин.

Решение 1

Ако няма да има никакъв регистриран СУПТО, то за избягване на всякакъв данъчен риск се препоръчва разделянето в две отделни фирми на електронния магазин, опериращ само с ППП, от физическия магазин, опериращ с касовия апарат. Тук трябва да се има предвид и регистрацията по ДДС в светлината на новите промени и становището на НАП относно чл. 96, ал. 10 и 11 от ЗДДС. Във физическия магазин може да се използва неСУПТО софтуер за фактури и проформи или фактурите да се издават на хартия.

Решение 2

Ако физическият магазин с касовия апарат и онлайн магазинът останат в една фирма и няма да се ползва друг СУПТО, то се препоръчва адресът на фирмата и дейността по управлението на електронния магазин да са на различен адрес от този на физическия магазин с касовия апарат. НАП няколко пъти споменава в свои семинари и коментари, че търговският обект на електронния магазин е там, от където той се управлява. Тоест правим така, че физическият магазин и касовият апарат да не се намират на едно място със софтуера на сайта на електронния магазин, като реално това са два различни търговски обекта. Този вариант го определяме като по-рисков от Решение 1, предвид новостта на материята и възможните различни тълкувания от различните проверяващи от НАП.
 
Решение 3

Ако електронният магазин и физическият магазин са в една фирма и физическият магазин използва регистриран СУПТО и е на адреса, от който се управлява сайта, то попадаме в т. 2.4 от схемите на НАП, която изисква всички заявки за продажби (поръчки), направени чрез електронния магазин, да се импортират чрез автоматизиран интерфейс в използвания СУПТО. Всички изисквания за тази схема са публикувани по-долу в т. 2.4. В този случай, тъй като касовият апарат и сайтът на електронния магазин се управляват от едно и също място, то сайтът ще притежава характеристиките на СУПТО. Затова може да се търсят варианти с разделянето в два обекта на физическия магазин и адреса, от който се управлява сайта на електронния магазин, по примера на Решение 2.

Вариантът за работа през една фирма, в който поръчките се приемат от електронния магазин, който се управлява от мястото, където е физическия магазин и се въвеждат ръчно в регистриран СУПТО, не е в съответствие, защото противоречи на схемата по т. 2.4 (виж по-долу). НАП позволява на е-търговците само в една единствена схема да въвеждат електронните продажби ръчно в СУПТО и това е, когато продажбите се извършват чрез платформи (като eMag, Amazon, eBay, Aliexpress и др. такива), а не чрез собствен електронен магазин. Само при платформите е допустимо търговецът да въвежда ръчно в СУПТО получените от онлайн платформата данни за продажби, например ако за тях се получават известия по имейл, което е записано в схема 1.1 – Вариант 2 (по-долу).

Публикуваме схемите на НАП за електронните магазини и СУПТО, като сме маркирали в синьо споменатия вариант за електронен магазин и отделен СУПТО по т. 2.4.

Схеми на НАП за електронни магазини и СУПТО

1. Търговец извършва продажби чрез онлайн платформа
(бел. ред. – под онлайн платформа се има предвид платформи като eMag, Amazon, eBay, Aliexpress и др.)

1.1. Онлайн платформата не притежава характеристиките на СУПТО

Вариант 1: Е-търговецът не използва СУПТО.

Търговецът извършва дейността си от обект, в който няма СУПТО. Продажбите чрез тази платформа се отчитат с издаване на ФБ от ЕКАФП в обекта, ако видът плащане изисква издаване на ФБ.

Вариант 2: Е-търговецът използва СУПТО.

Допуска се търговецът да импортира в СУПТО получаваните заявки за продажби, направени в онлайн-платформата. Прилагат се правилата за импорт в СУПТО от други източници, които не са СУПТО.
Допустимо е търговецът да въвежда ръчно в СУПТО получените от онлайн платформата данни за продажби, например ако за тях се получават известия по имейл.

1.2. Онлайн платформата притежава характеристиките на СУПТО.

Вариант 1: Е-търговецът използва софтуера на онлайн-платформата за управление на продажбите си.
 
Онлайн платформата трябва да отговори на всички изисквания за СУПТО съгласно Приложение №29 от Наредба Н-18/2006г.

Вариант 2: Е-търговецът не използва софтуера на онлайн-платформата за управление на продажбите.

Управлението на продажбите се извършва чрез друг софтуер – СУПТО, за който е декларирано съответствие с изискванията на наредбата.

Изисквания:
1. Всички заявки за продажби (поръчки), направени чрез онлайн-платформата, се импортират чрез автоматизиран интерфейс в използвания СУПТО и се обработват в него.
*В случай че онлайн-платформата не предоставя възможност за автоматизиран интерфейс със СУПТО, се допуска импорт от файлове.
2. Е-търговецът е длъжен да предостави, при поискване от ОП, пълен достъп до профила си в онлайн-платформата.
3. При импорта СУПТО осигурява зареждане в базата данни на всички заявки/поръчки от онлайн-платформата в пълен обем и с непроменено съдържание.
4. В момента на импорт СУПТО генерира УНП на всяка заявка/поръчка.
5. За всички импортирани заявки/поръчки се съхранява следната структурирана информация:
  • Дата и време на импорт в СУПТО;
  • Източник на импорта – наименование на онлайн-платформата, име/псевдоним/идентификатор на търговеца в платформата;
  • Уникален номер на заявката/поръчката, присвоен в онлайн-платформата;
  • Пълни данни за всяка импортирана заявка/поръчка (съгласно т. 2);
6. За всички импортирани заявки/поръчки софтуерът прави обвръзка между номерата им, присвоени в онлайн-платформата и генерираните за тях УНП.

2. Търговец извършва продажби в интернет чрез софтуер за електронен магазин
(бел. ред. – под софтуер за електронен магазин се има предвид собствен/нает сайт за електронен магазин)

2.1. Търговецът използва за електронния си магазин софтуер, производителят/разпространителят на който е декларирал съответствие с изискванията на Наредба Н-18.

Софтуерът на електронния магазин отговаря на всички изисквания съгласно Приложение №29 от Наредба Н-18/2006 г.

2.2. Софтуерът на електронния магазин е модул от СУПТО.

Производителят/разпространителят на СУПТО, включващ и модул „Е-магазин“, е декларирал съответствие с изискванията на Наредба Н-18/2006 г.

2.3. Търговецът използва за електронния си магазин софтуер, притежаващ характеристики на СУПТО, за който не е декларирано съответствие с изискванията на Наредба Н-18/2006 г. (напр., open-source платформа за електронен магазин). Софтуерът се използва от търговеца за управление на неговите продажби.

За да отговори на изискванията на Наредба Н-18/2006 г., софтуерът трябва да бъде надграден с допълнителна функционалност – чрез промяна (преработка) на sourceкода на софтуера и/или чрез разработено за целта разширение (plug-in).

Декларация за съответствие с изискванията на Наредба Н-18/2006 г. по реда на чл. 52б се подава:
➤ Или от лицето, извършило промяна (преработка) на source-кода на софтуера на електронния магазин;
➤ Или от електронния търговец, който използва софтуера, надграден с plug-in. За целта електронният търговец трябва да се увери, че функционалността на софтуера на електронния магазин, разширена със съответния plug-in, отговаря на изискванията съгласно Приложение №29 на Наредба Н-18/2006 г.

2.4. Търговецът използва за електронния си магазин софтуер, притежаващ характеристики на СУПТО, но управлява продажбите чрез друг СУПТО, за който е декларирано съответствие с изискванията на наредбата.

Изисквания:
1. Всички заявки за продажби (поръчки), направени чрез електронния магазин, се импортират чрез автоматизиран интерфейс в използвания СУПТО и се обработват в него.
2. Е-търговецът е длъжен да предостави, при поискване от ОП, пълен достъп до административната част на електронния магазин.
3. При импорта СУПТО осигурява зареждане в базата данни на всички заявки от електронния магазин в пълен обем и с непроменено съдържание.
4. В момента на импорт СУПТО генерира УНП на всяка поръчка.
5. За всички импортирани поръчки се съхранява следната структурирана информация: 

  • Дата и време на импорт в СУПТО;
  • Източник на импорта – (напр. наименование на е-магазина, домейн, др.);
  • Уникален номер на поръчката, присвоен в електронния магазин;
  • Пълни данни за всяка импортирана поръчка (съгласно т. 3).
6. За всички импортирани поръчки софтуерът прави обвръзка между номерата им, присвоени в софтуера на електронния магазин и генерираните за тях УНП.

Можете да изтеглите схемите от тук.

Какви са сроковете?

Електроните магазини, които не използват друг софтуер за управление на продажбите, извършвани чрез електронния магазин, освен софтуера на електронния магазин, трябва да бъдат приведени в съответствие с Наредба Н-18 до 31 март. Информацията за използвания от тях софтуер се подава в НАП до 31 май с Приложение № 32. Тези срокове важат само за тези електронни магазини, които попаднат в хипотезата на СУПТО.

Ако обаче търговецът използва друг СУПТО, то сроковете са по-кратки, а именно до 31 януари за внедряване на СУПТО и до 31 март за деклариране на СУПТО в НАП с Приложение № 32.

До 31 януари всички търговци, използващи СУПТО, трябва да сменят или модифицират фискалните си устройства в съответствие с изисквания на Наредба Н-18.


Свързана тема:
Схеми СУПТО, ЕРП, разносна търговия и възможности за съответствие с Наредба Н-18