Новите драми със защита на личните данни

...адвокатка... ни посъветва счетоводителите, да не искаме: ... дипломи, трудови книжки, медицински свидетелства, свидетелства за съдимост...

Ихааа, и колко платихте за този "семинар"?!?

За държанете на копие от ЛК без съгласие на работника съм съгласен, че не е законово необходимо, но за останалите неща - няма разлика, дали ЛД ще са вписани в някакъв документ или ще са преписани в декларацията. Самият факт на наличието на такава подписана декларация може би може да се сметне за съгласие за обработване на ЛД, но по отношение на самото съхраняване/ обработване не виждам разлика.

Вярно ли е ,че за фирми с под 250 човека персонал не важи ,всички тези документи и регистри

Така  е, но от никъде реални разяснения няма.И се чудим ли, чудим какво да правим.Аписа са разработили модули с всички документи/ поне така казват/.Естествено че е платено и е за определен срок.Но не знам ще ми свърши ли работа.Не допускат да се запозная с модула преди да е платено.Изобщо ми е пълна мъгла.

Набързо стъкмих за проба една табличка, пробвайте, моля, дали това се отваря и дали може да добавяте.
Този формат вижда ли ви се удобен и полезен?

Линк към гугъл екселски документ

И аз вчера на 19.04.18 бях на семинар, за който съжалявам, т.к. през последните 3 месеца съм изчела всичко, което може би по-голямата част от Вас тук сте изчели - стъпки, статии, публикации от адвокати, публикациите на сайта на КЗЛД, групи, споделяния на хора, които са били консултирани, самият Регламент, та бях доста по-подготвена от самите адвокати. На мен не ми дадоха никакви отговори, нямаше нищо практично - например вместо да ни дават листи за писане, да бяха изградили примерни регистри за Персонал, който всяка фирма има и Регистър с клиенти, най-общите насоки дори, или по точки какво да впишем в Правилата/Процедурите/Вътрешните правила...кой както иска да ги нарича. От там нататък ние фирмите да си опишем по-обстойно и конкретно за нашата фирма информация. Да ни дадат например бланка на примерно Съгласие, на примерен ОТКАЗ от обработка, примерно искане за отказ, за коригиране, да бъде забравен и т.н. Казаха директно да унищожим всички копия на ЛК и Свидетелства за съдимост (освен ако не намерим законов или подзаконов нормативен акт за чиято цел можем да ги имаме в досието)  и да изхвърлим всички неща освен основните в досието на хора, чийто ТД е прекратен преди повече от 6г. - за справка член от закон, не дадоха. Както се казва ние да си търсим, ровим, ако намерим те са само 1 закон и 1 Наредба. Лошото е, че повечето хора на такива семинари, ако не са счетоводители и ТРЗ или хора, които четат и работят за данъчни, счетоводни, трудово-осигурителни цели, може да послушат директно какво им се казва на семинар и се връщат в офиса и на 120 човека почват унищожаване на всички ЛК и Свидетелства от досиета - стари и артуални,  .... Не е готино да си гледаш някакви частни закони и нови Регламентчета, без да правиш връзка с всички задължения които имаме по Националното законодателство, а като ти дойдат на проверка 10г. назад от НОИ или ИТ или НАП (щото се е случвало) и ти искат копия на документи от досиета, аз какво да кажа - ми Регламента за ЗЛД ми нарежда да ги 'УНИЩОЖА". Години наред събираме неща, документи, доказателства, писмена кореспонденция, за да сме изрядни, да е доказуемо защо дадено действие или изчисление съм направила и съм бетон ако ме проверят, да се защитя, че съм казала и алармирала шефа си, а адвокатите просто казват да ги унищожим,... УП2, УП3 - изискват да попълниш - трите имена, ЕГН, дата и място на раждане, вътре според периодите за които се изготвят в УП2, се пише и описва когато лицето е отсъствало поради отпуск - периода и дните, без да се прави рекапитулация...аз например преди 6м. правих УП2 за периода 1991-1993, нито персонален регистър е имало, нито мисля дори НОИ, а само по Ведомост не мога да впиша тези данни по УП2. И това УП2 и УП3 се изготвя съгласно НПОС...там се искат имена, ЕГН, дата и място на раждане, данни от молби за отпуск, суми, болнични. ТЕЛК решенията ми трябва по НМЕ и по Наредбата за трудоустрояването. А в таблицата от b0b0 е цитирано много добре например защо трябва копие на ЛК. Специално например за лицата на длъжност "Охранител" и всички които са сходни по същността на работа - пазач, пазач-портиер, Пазач невъоръжена охрана, ръководител по охраната.... ЛК и Свидетелство за съдимост , Медицинско и др.се иска съгласно чл.27, ал.3 ЗЧОД

Вярно ли е ,че за фирми с под 250 човека персонал не важи ,всички тези документи и регистри

Съгласно чл. 30 от Регламента в този случай може да отпадне само задължението за водене на регистър (но с много условности, зависи от предмета на дейност, обхвата на обработвани лични данни и т.н.). Дори и в този случай, т.е. ако не ви е задължително, остава отворен въпроса как ще направите оценка на риска, ако не сте направили регистър, за да анализирате какви лични данни обработвате. Останалата документация (в един или друг обем) е необходима за всички (принципа на отчетност).

някой има ли необходимите документи бланки които фирмата/физ. лице трябва да ги притехава в дружеството или се пише само една заповед че управитъеля е админ . на данни и толкоз 

Искам до разбера някакви документи ли трябва да има фирмата или софтуер - програми
Трябва ли да се назначи някой   
Днеска имаше едно предаване точно за това по твонаир -но нищо конкретно не казаха или поне аз не разбрах 

Искам до разбера някакви документи ли трябва да има фирмата или софтуер - програми
Трябва ли да се назначи някой   
Днеска имаше едно предаване точно за това по твонаир -но нищо конкретно не казаха или поне аз не разбрах 

Дори и да имате подходящ софтуер (каквото и да означава "подходящ" към настоящия момент), без част от документите аз лично не виждам как може да докажете отчетност. Именно защото няма едно решение за всички, трудно на общи семинари/ в предавания може да се обясни повече. Най- полезно е когато се дават примери от практиката, защото по този начин човек може да се ориентира по-лесно, но дори и в този случай, при две фирми с еднакъв предмет на дейност, може да има много големи разлики в организацията, фирмената структура, начина на работа и т.н., като всичко това ще се отрази на вида и обема на необходимата документация. Бъдете внимателни когато се предлагат "готови решения" - без колегите да опознаят естеството на работа именно във вашата конкретна фирма, трудно, а и рисковано се дава "готово решение".

1. Проверете какви лични данни събирате и обработвате. Кои от тях са Ви необходими (по закон, по договор), оставете налични тези, които отговарят на тези условия.
2. Създайте си процедури и правила за работа с лични данни. Кой ги обработва, в кои отдели, как, с каква цел. Опишете всичко- достъп, права, правила.
3. Създайте си оценка на риска (за това много помага регистъра по чл. 30). Опишете техническите и организационни мерки, които сте предприели, за да намалите нивото на риска.
4. Проверете дали попадате в условията за определяне на DPO
Следвайте логиката на процесите на обработка на лични данни. Ако Вашата фирма разполага вече със сертификат ISO (9001, 27000, 31000) ще Ви бъде по-лесно и ще имате добра база. Имайте предвид обаче, че дори 27001 не покрива съответствие с GDPR.